Terms and Conditions

Good to know …

Enrollment Information

School Year Enrollment

Our School-Year Session follows the Hamburg School calendar and includes 36 classes over the ten months of the school year. Enrollments are accepted any time during the school year. Summer Camp classes require a separate enrollment from School Year classes and include 6 additional lessons per Session plus materials that are billed separately from the school year payments and take place in the Summer Holidays (Sommerferien).

 Enrollment & Fees

When a family joins our studio their enrollment is on-going until they tell us otherwise. Enroll once and stay as long as you like! Available spots will be secured with your signed contract/online enrollment form submission.

• Our school-year session includes 36 classes (30 classes if enrolled in the ‘Young Child’ curriculum), August through June, with a pause over the summer unless you are enrolled in a Summer Adventures class. No classes are held during the Hamburg School Holidays, during studio semester breaks, or on state holidays. On occasion make-up classes will be scheduled with prior notification in the holidays.
• Monthly Tuition Payments Your tuition is based on enrollment, not attendance, and your 12 monthly tuition payments per year are an average monthly figure for the 36 classes that take place during the school year. If you have to miss a class, no worries, we allow unlimited make-up classes, see below for the terms. Cancellations are accepted according to the semester deadilines below (or on a half semester basis for Foundations baby classes). Tuition payments are due in full by the 05^th of the month throughout the year. Late payments will be assesed a fee of €5. Families are invited to enroll any time during the school year. We will pro-rate tuition according to your start date. A €10.00 registration fee is automatically applied to each enrollment and due with the first payment.

• Materials fees are paid two times per year on 01 August and 01 February in addition to the monthly installment. Materials fees for Foundations classes are paid four times per year on 01 August, 01 November, 01 February and 01 May in addition to the monthly installment.

• Cancellation of Enrollment If you need to cancel your enrollment for the next term you may do so in writing 01 February or 01 August in any calendar year. Written notice of withdrawl must be received at least 30 days before the withdrawl deadline. If you need to withdraw from a Foundations class you may do so in writing effective 01 November, 01 February, 01 May or 01 August in any calendar year. Written notice of withdrawl must be received at least 30 days before the withdrawl deadline. Written notice of withdrawl can be sent to our office at Kindermusik with Karen , Maria-Louisen-Stieg 1, 22299 Hamburg or by email to info@kindermusikwithkaren.de  If notice is not given on time, all tuition and materials fees will still apply up until the next withdrawl deadline. Late notice of withdrawl will not be accepted. Missed classes are neither prorated nor refundable. Always, if there is an extenuating circumstance, please notify us and we’ll do our best to accommodate you. Cancellations are not accepted outside of the deadlines and class placement will not be held upon withdrawal. All make-ups must be completed while currently enrolled in classes.

• Summer Class fees are separate from our school-year session. Please submit your binding enrollment (verbindliche Anmeldung) by filling out the online form under the ‘Book a class’ menu on our website. Enrollments are processed on a first-come, first-served basis according to submission of the booking form. Tuition and Materials fees are due in full by the first day of the Summer term and are non-refundable. If we cancel a class due to insufficient enrollment, your fee will be refunded (prorated for classes attended) if an alternative class is not found. As a courtesy to our families we offer unlimited make-ups for illness or travel during the Summer session under the same arrangements provided during the school year (please see below). Also good to know: when you enroll online in a Summer course you have the right cancel your enrollment within 14 days of the submission of the online booking form (* please see ‘Widerrufsbelehrung’ below).

• Class schedule and educator assignments are subject to change. In the event that a class has insufficient enrollment we reserve the right to combine classes or cancel a class. If a class is cancelled by Kindermusik with Karen for any reason, an alternate class will be offered or refund (prorated for classes attended) will be given, and un-opened, unused Home Materials Kits in new condition can be returned for a full refund.

• Make up Classes As a courtesy to our Kindermusik families, we allow unlimited make-up classes if you miss a lesson. There are no refunds or pro-rated classes for student absences. To schedule a make-up class please send us an email at info@kindermusikwithkaren.de  Make-up classes must be scheduled in advance (we cannot accommodate walk-ins) and must be completed while currently enrolled at Kindermusik with Karen and within the session you are currently enrolled in. Make-ups are not available in classes that are at capacity. Any classes cancelled due to educator illness will be re-scheduled.

Anmeldung, AGBs
Wenn sich eine Familie für die Teilnahme an Kindermusik with Karen entscheidet, ist die Studio-Mitgliedschaft fortlaufend. Die offiziellen Austrittstermine finden Sie unten. Für verpasste Unterrichtsstunden erfolgt keine Rückerstattung (siehe weitere Details unten).
Unser Schuljahr folgt dem Hamburger Schuljahr und umfasst 36 Unterrichtsstunden (bei der Young Child-Kursreihe 30 Unterrichtsstunden). Anmeldungen sind zu jedem Zeitpunkt möglich. Summer-Kurse finden außerhalb unseres Schuljahres in den Sommerferien statt, umfassen sechs zusätzliche Unterrichtsstunden pro Session und Home Materials und können separat gebucht werden.

Unterrichtsgebühren und Bedingungen
Die Jährlichen Unterrichtsgebühren werden per SEPA Lastschrift in zwölf monatlichen Raten bezahlt und sind sofort ohne Abzug und ohne Aufforderung bis spätestens zum 05. des Monats zu zahlen (bei zu spät bezahlten Gebühren wird eine Mahngebühr in Höhe von €5,00 fällig). Auf Wunsch kann die gesamte Kursgebühr zum Anfang des Semesters (bzw. zum Anfang des Vierteljahrs für Foundations Kursen) überwiesen werden. Nach der Anmeldung sind die Kursgebühren fortlaufend zu leisten und werden bis zur fristgerechten Kündigung fällig. In den Hamburger Schulferien, den Studio-Semesterferien und an gesetzlichen Feiertagen findet kein Unterricht statt (gelegentlich werden Ersatzstunden in den Ferien oder an Feiertagen angeboten); die monatlichen Gebühren bleiben davon unberührt. Die Gebühren werden vom Tage des Eintritts berechnet. Eine Bearbeitungsgebühr von €10,00 ist mit der Anmeldung fällig.

Materialgebühren sind zweimal im Jahr zum 1. August und 1. Februar zusätzlich zur monatlichen Rate fällig. Materialgebühren für Foundations-Kurse sind viermal im Jahr zum 1. August, 1. November, 1. Februar und 1. Mai zusätzlich zur monatlichen Rate fällig. Materialgebühren sind rechtzeitig zum Termin ohne Abzug und ohne Aufforderung bis spätestens zum 05. des Monats zu zahlen (bei zu spät bezahlten Gebühren wird eine Mahngebühr in Höhe von €5,00 fällig).

Die Kündigung der Studiomitgliedschaft muss schriftlich an Kindermusik with Karen, Maria-Louisen-Stieg 1, 22299 oder per Email an info@kindermusikwithkaren.de erfolgen. Sie kann nur zum 1. Februar oder 1. August eines Jahres erfolgen und muss der Schule spätestens am ersten Tag des vorangegangenen Monats zugehen (Datum des Poststempels). Die Kündigung des Foundations-Kurses kann nur zum 1.August, 1. November, 1. Februar oder 1. Mai erfolgen und muss der Schule spätestens am ersten Tag des vorangegangenen Monats zugehen (Datum des Poststempels). Zu spät eingereichte Kündigungen können leider nicht angenommen werden.

Summer Adventures-Kurse in den schulischen Sommerferien können separat gebucht werden. Die Anmeldung erfolgt online. Unterrichts- und Materialgebühren sind bis zum ersten Tag des Sommersemesters fällig und nicht rückzahlbar. Verpasste Stunden können gerne (zu den gleichen Bedingungen wie im Schuljahr – siehe unten) nachgeholt werden. Ersatztermine werden per E-Mail vereinbart und finden im Sommersemester statt; sie sind nicht auf spätere Kurse/Semester übertragbar.

Änderungen der Kurs-Abläufe, Kurstag und des Lehrpersonals sind möglich. Kurse mit zu wenig angemeldete Teinehmer können zusammengelegt werden oder an einem anderen Kurstag gelegt werden. Falls ein gesamter Kurs aus organisatorischen Gründen abgesagt werden muss oder nicht zustande kommt und kein passender Alternativkurs verfügbar ist, werden etwaige überzahlte Gebühren in voller Höhe rückerstattet. In diesem Fall können auch die Ausgaben für Home Materials Kits rückerstattet werden, wenn das Material noch im neuen zustand, unbenutzt und originalverpackt ist.

Versäumte Stunden gehen in jedem Fall zu Lasten des Teilnehmers und können nicht von der Unterrichtsgebühr abgezogen werden. Versäumte Stunden dürfen aber gerne nachgeholt werden. Bitte rechtzeitig und schriftlich per E-Mail (info@kindermusikwithkaren.de) einen Make up-Termin vereinbaren. Die nachgeholten Stunden müssen während aktiver Mitgliedschaft stattfinden und können nicht auf darauffolgende Kurse/Semester übertragen werden. Um eine Stunde nachzuholen, muss ausreichend Platz im Alternativ-Kurs vorhanden sein. Falls der Unterricht wegen Krankheit des Lehrpersonals ausfällt, wird ein Ersatztermin angeboten.

Die Teilnahme geschieht auf eigenes Risiko, unter Haftungsausschluss des Veranstalters. Eine Haftung für mitgebrachte Gegenstände wird nicht übernommen.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, so behalten alle anderen Bestimmungen dennoch ihre Gültigkeit.

Stand: 20. Juli 2023